רשימת המטלות לבר מצווה / בת מצווה
רשימת מטלות לבר מצווה / בת מצווה חשוב מאוד לתכנון את האירוע,
כל פרט קטן באירוע מצריך מקסימום תשומת לב, החל מרשימות האורחים וסידורי ישיבה ועד לאטרקציות מגניבות שתרצו לשלב במהלך האירוע שלכם.
אנו ממליצים שלא לדחות או חלילה לדלג על תכנון מראש ומוקדם ככל שניתן, על מנת שתוכלו להבטיח שהאירוע שלכם שמח ומודקע.
כדי שלא תפספסו משהו ותוכלו לוודא שביצעתם את כל המשימות והמטלות מוקדם ככל האפשר וכדי שתוכלו להגיע ליום האירוע שלכם שמחים ונינוחים,
הכנו עבורכם רשימת מטלות לבר מצווה / בת מצווה:
רשימת המטלות לבר מצווה / בת מצווה האולטימטיבית מתייחסת ל 12 החודשים לפני האירוע.
השתמשו ברשימה זו כדי לוודא שאתם לא מפספסים שום דבר בהכנת האירוע של יקירכם!
מומלץ לקחת מחברת שתלווה אתכם לאורך התקופה ולרכז בה הכל!
- התחלת תכנון 12 חודשים לפני האירוע
- הגדירו מראש את התקציב שלכם.
- הכינו רשימת טיוטת מוזמנים לאירוע, מקובל לחלק את הרשימה למוזמנים בטוחים וכאלה שספק אם יגיעו.
- החליטו על סוג האירוע (יום / ערב, רשמי / מגניב וצעיר).
- קבעו את מיקום האירוע.
- דאגו למנהל אירוע (בכל אולם אירועים יש אחראי / מנהל אירוע אשר דואג לתכנן ולהציע לכם אופציות מגוונות להעשיר את הלו”ז לערב האירוע)
- נוסף למנהל אירוע מומלץ למנות את אחד מבני המשפחה הקרובה כעוזר/שותף למנהל האירוע
6 חודשים לפני האירוע
- החליטו על סגנון עיצובי לאירוע,
• סגרו מראש תנאים ועלויות עבור התאורה וההגברה (מסך, מיקרופון, רמקולים, ספוטים מיוחדים וכד’). ישנם מקומות שזה כלול במחיר וישנם מקומות שנותנים את זה כהטבה ללא עלות או בהנחה משמעותית. - ערכו מחקר מול הספקים השונים (שימו לב לקבל הצעות מחיר בכתב ולא בעל פה ושימו לב לאותיות הקטנות (אם יש). לקרוא את ההמלצות של לקוחות העבר, בימינו לכל ספק אמור להיות אתר אינטרנט עם אזור המלצות .
- קבעו מי הוא צוות הבידור שלכם להקה / DJ /אטרקציות וכו'
- קבעו מי הוא הצלם סטילס / וידאו/מגנטים /בוק /מצגת- קליפ שלכם /מומלץ ונהוג לדאוג לספר ברכות בכניסה לאירוע על מנת שהאורחים יכתבו ברכה לחתן/ כלת המצווה , כדי שתישאר לכם מזכרת מיוחדת מהאירוע.
- אשרו את הגעת האורחים (בעלי אולמות היום מספקים קישור לאתר אינטרנט / אפליקציה המאפשרת הזנת רשימת אורחים ושליחת הודעה לניידים שלהם על מנת שיאשרו הגעה לאירוע).
- ניתן לפתוח רשימת תפוצה בווצאפ ולוודא הגעה.
3 חודשים לפני האירוע
- התחילו בקניית בגדים לאירוע שלכם. ההוצאה עבור בגדים לאירוע יכולה להיות לא קטנה ולכן גם כאן רצוי לעשות סקר שוק ולקבל המלצות מחברים או חיפוש באינטרנט על מקומות איכותיים עם מחירים הוגנים .
- שליחת הזמנות (בימינו יותר מקובל לשלוח הזמנות דיגיטליות פחות נהוג לשלוח הזמנות מודפסות כפי שהיה מקובל בשנים קודמות )
6-8 שבועות לפני האירוע
- צרו ציר זמן לאירוע (בראשי פרקים במחברת או דף מסודר, ואם אתם רוצים לחשוב ירוק וידידותי לסביבה השתמשו בקובץ word או excell במחשב (: )
- כתיבת דרשה לחתן / כלת המצווה .
- כתיבת דרשה מההורים לחתן/ כלת המצווה .
חודש לפני האירוע
- סידור ישיבה מתוכנן מראש, כל אורח יודע בדיוק היכן הוא יושב כדי למנוע אי נעימויות תאמו זאת מול מנהל האירוע או אחראי סידור השולחנות באולם.
- מומלץ ליישב את הצעירים קדימה /המבוגרים אחורה מפאת רמת המוזיקה .
- מומלץ ליישב את הכיתה בשולחנות אבירים (שולחנות מחוברים כדי לייצור אנטרקציה מגובשת ושמחה )
אשרו את כל הספקים בוואצאפ / שיחת טלפון
- בידור
- צלם
- קייטרינג
- מוכרי פרחים / סטייליסטים/בלונים
- לוודא שכל הביגוד מוכן
1-2 שבועות לפני האירוע
- קביעת תור לספר/ית, מאפרת או אחראית הביוטי לאירוע.
- תרגול נאומים / דרשות.
- וודא שלDJ או הלהקה יש את השירים הנדרשים לאירוע. והלו"ז של האירוע ברור (שלחו הזמנה לספקים /שעת כניסה /שמות ההורים האחים / הסבים והסבתות)
יום האירוע
- למרות ההתרגשות הרבה – הכינו את עצמכם נפשית לקראת אירוע מהנה וכייפי ושהלחץ לא יגבור עליכם
- הגיעו עם נעלים נוחות לריקודים
- זכרו שבעל השמחה הוא המסמר של הערב לכן תגיעו שבעים ,כי באולם עצמו לא יהיה לכם זמן באמת לשבת לאכול.
- תדאגו למעטפות ועטים
- וודאו שמנהל האולם והפקת המוזיקה עם המנהל שהבאתם מהמשפחה הקרובה בהחלט יודעים את הלוז ומתואמים בניהם.
- לא לפתוח שולחנות מיד, יש לוודא שהכל מלא ורק אז לפתוח שולחן נוסף.
- במידה שהחתן / כלת המצווה נכנסים בשיר כדאי לראות שהכל עובד ומומלץ לעשות חזרה כדי לתת להם ביטחון – [חזרה גנרלית].
- להכין לכל ספק מעטפה מראש.
- תמכו בחתן / כלת מצווה לאורך כל האירוע, ותזכירו להם לאורך כל התהליך שהדרך היא השמחה, חבקו אותם ותזכירו להם שאתם כאן לרשותם.
